少子高齢化、労働人口の減少による影響は大きく、業務効率化はどの企業にとっても大きな課題です。マーケティングにおいても、AIによる自動応答システムの導入や行動履歴に応じたレコメンド機能など、効率化と個人に合わせた細やかな対応、両面で効果がある仕組みに大きな関心が集まっています。効率化・自動化は政府が掲げる第四時産業革命の核心でもあり、今後も自動化技術への期待はますます高まっていくでしょう。今回のテーマ「RPA」は、注目の集まる自動化ツールのうちのひとつです。

ちなみに現在、スマートフォンはすっかり普及し日常的なアイテムになりました。スマホのない生活なんて考えられない！と感じる人も多いでしょう。しかしこのスマートフォンも、登場してから10年は経っていません。何が言いたいかというと、スマートフォンと同じように、知ってしまったらもう以前のようにそれがない生活には戻れない、というレベルで飛躍的に生活やビジネスを変える便利なツールはこれからも登場するということです。

RPAも、企業の上層部や一部部署で活用されるというよりは、広範囲で、多くの人が接する可能性の高いツールです。しかも、最小限の労力で成果拡大につながる可能性のあるツールです。私生活でもPCを使っている方なら、企業活動だけでなく、日常生活までも変えてしまうかもしれませんよ。

RPA（Robotic Process Automation）とは、PC上で行うルーチン作業を簡単に自動化できるソフトウェアのことです。しかし、この説明だけでは「別に新しくもなんともないのでは？」という印象になってしまうかもしれませんね。多くの業務システムは「PC上で行う作業を自動化する機能」を持っています。Excelのマクロなどでも、作業の自動化ができます。

では、そうした既存の手段での自動化と、RPAとの違いは何なのでしょうか。それは、自動化実現の難易度です。業務システムの構築はもちろん、Excelのマクロであっても、思い描いた工程の自動化を実現するためにはプログラミングなどの専門知識が必要です。

そのため、従来の手法で業務自動化を実現するためには、技術を持った専門家に依頼する必要がありました。完成後も、業務プロセスが少し変更になれば、自分たちでの仕組みを作り直すことはできませんでした。気軽に自動化することも、業務変更に対応して柔軟に育てていくことも難しかったのです。既存の業務システムやマクロを作ることでの自動化は、難易度が非常に高かったわけですね。

RPAでの自動化は従来の手段と比べ、難易度が低いことが特徴です。業務プロセスや使用するRPAソフトウェアの操作を理解できていれば、プログラミングなどの専門知識は必要なく、比較的容易に自動化の仕組みが作れます。

RPAツールの多くは企業向けに提供されていて、価格的にも個人で気軽に使用するのはまだ難しい側面があります。しかしmac OSには、RPAツールのひとつ「Automator」がデフォルトで搭載されています。今回は、このAutomatorでの自動化を簡単に紹介してみますね。

※参考「Automator ヘルプ」
https://support.apple.com/ja-jp/guide/automator/welcome/mac

これは、Automatorを立ち上げて最初に表示される画面です。Automatorは、特定の条件を満たした場合に実行する一連の自動化処理（ワークフロー）を作るソフトウェアです。「アプリケーションにファイルやフォルダをドロップした際に開始するワークフローを作るのか」「フォルダにファイルをドロップした際に実行するワークフローを作るのか」など、行いたい自動化のタイプを選択して作っていきます。今回は、自分で指定したタイミングで自動処理を開始する「ワークフロー」を選択して作っていきます。

これは「指定したフォルダを選択した状態にする」というプロセスを最初に置いて、ワークフローを作りはじめた状態です。一連の自動化処理に含めることのできるプロセスは、Automatorの画面の左側にずらりと並んでいます。このリストの中から行いたいプロセスを選んで、右側にドラッグアンドドロップして並べ、ワークフローを組み立てていくわけですね。

ワークフローの実行後は、Automator上の画面下側で各プロセスが正常に実行したことを確認できます。今回は指定しませんでしたが、一連の流れで作成したzipファイルをサーバーにアップロードしたり、メールで送信するなど、設定次第で多様なプロセス、何段階ものプロセスを自動化することができますよ。

この画像は、下記のとおりプロセスを積み上げた状態です。
 

• 指定したフォルダ「Automator_test」を選択した状態にする
• 「Automator_test」フォルダの中にあるファイル、すべてを選択した状態にする
• 選択した画像すべてを横幅600pxに調整する（比率の変更はなし）
• フォルダ全体を「archives」というファイル名のzipファイルに圧縮する

このワークフローを実施すると、「指定したフォルダ内の画像を横幅600pxに揃えた後、フォルダzipファイルに圧縮する」という処理が実行されます。たとえば記事作成時、記事内で使いたい画像のサイズを揃えて更新担当部署に渡す必要があるとします。サイズがばらばらの画像を集めた後、「Automator_test」フォルダにまとめて入れ、このワークフローの実行ボタンを押せば、サイズ変更、zipファイル作成までを自動的にやってくれるわけですね。

プログラミングの知識、技術がなくても自動化ができるという感覚についてなんとなくわかっていただけたのではないでしょうか。また、従来の自動化では、Excel上でなど、単一のソフトウェア上で行う作業のみ自動化するのが一般的です。しかしRPAの場合、複数のソフトウェアをまたいだ一連の作業を自動化するなど、必要な作業をそのままトレースできます。これは、大きな強みです。

MacのAutomatorのアイコンはかわいいロボットとなっていますが、その印象どおり、「作業を自動化する」というよりも、作業する人間をそのままロボットに置き換えるイメージが近いかもしれませんね。

RPAは、AIのように大量のデータから人間では発見しえない回答を導き出したりはできず、指定した作業をそのまま実行するのみです。しかし、CMSが普及して以降、インバウンドマーケティングやコンテンツマーケティングが一気に広がってWeb上の情報量が大きく増えたように、地味な作業や繰り返し作業の自動化・効率化は大きな変化をもたらすカギになります。凡ミスの防止、スピードアップにも効果が見込めます。RPAの利用が広がれば、長時間労働・人為ミスの減少などから、より大きな社会の変化につながっていくかもしれません。