ガイドライン、レギュレーション、トーン&マナーなど、呼び名はさまざまですが、オウンドメディアをスムーズに運営し、成果を上げるためには、たくさんの決まりごとが必要です。

最終の目的達成に向けて、ペルソナやコンバージョン、目標数値をしっかりと設定しておくことが必要ですし、活発な記事更新のためには、具体的な作業手順も整理しておかねばなりません。オウンドメディアの開設前に決めておきたい事柄は、とにかくたくさんあります。

今回は、その中でも実際の作業、記事作成・文章作成に関するルールの作成・活用について取り上げたいと思います。このルールは、作成時の注意点になると同時に、公開時のテンプレートになります。

記事の読みやすさ、わかりやすさ、信頼性を確保するために、一定の形式を保つことは重要です。統一された形式があれば、記事作成時に迷うポイントも減り、作業の負担も軽減されるでしょう。必要事項が明確になり、複数人での作業分担もしやすくなります。

こうした点を目的として、すでに文章作成のルールをCMSのテンプレート活用をしている企業も多いはずです。しかし、このテンプレートは、あらかじめ文章作成のルールとしっかり連動させておかなければ、記事ごとの個別調整に時間が掛かってしまったり、テンプレートそのものが増えてしまって管理の負担が増えたりと、運用の足かせになってしまうケースもないわけではありません。そうなってしまっては、もうテンプレートの意味がありませんね。

常に記事を更新し続けるオウンドメディアでは、単純作業の効率化は歓迎すべき事柄です。できるだけ負担を減らして活発に更新することで、貴重なノウハウも貯めることができます。少しずつでも着実に前に進むため、初期準備の時点からルール・テンプレートを組み立てていきましょう。
 

目的・目標やペルソナ、コンバージョンなど、オウンドメディア運営のための決定事項はたくさんありますが、今回は、記事のテンプレートに必要になる、文章作成関連のルールについてピックアップしてみました。

どのようなテーマで記事を更新するかは、オウンドメディア開始前からだいたいのイメージが固まっている方も多いと思います。以下のようなポイントで、さらに具体的にイメージを固めてみてください。

（1）テーマの切り口
自社の事例や有用なデータの紹介、用語解説、取材やレビュー、ニュースなど、オウンドメディアのコンテンツにもいろいろなタイプがあります。会社や商品・サービスの特徴、担当者の特技やリソース、ペルソナなどを踏まえて、どのようなタイプのテーマに需要があるのか、また提供できるのかを探ってみましょう。テーマの形式が定まると、記事作成に必要なテンプレートに必要なパーツや、記事の全体像がつかみやすくなります。テンプレート作成に加え、良質な記事を継続的に更新していくためにも、複数のパターンを洗い出してみることをおすすめします。

（2）記事の形式
段落（改行）、重要度による段階的な見出し、箇条書き、引用やリンクの記載といった形式について、使用のルールを決めておきましょう。これらは、原稿作成後に担当者によって調整することももちろん可能です。しかし、あらかじめルールを明文化・共有しておけば、テンプレートの作成はもちろん、複数の担当者による作業分担が可能となり、更新速度を上げるのに役立ちます。

（3）画像の形式
記事内で使用する画像について、タイプ（アイキャッチや参考画像など）、キャプションの形式、サイズを決めておきましょう。作成・公開時の作業もスムーズになります。

※テーマの切り口や形式が定まらない場合には、テンプレートの作成や複数人体制でのオウンドメディア運用の開始の前に、担当者レベルでの小規模でのコンテンツ作成、更新を試してみたほうが良いかもしれません。決めごとが変わり過ぎると管理には手間がかかりますし、トラブルの元です。まずは手探りでさまざまな記事の作成や反応を確認してみてから、本格的な運用を開始してみてはいかがでしょうか。

こうしたポイントごとに具体的なイメージを固めた上で、テンプレートを作成・活用できれば、以下のようなCMS活用の一番のメリット「簡単・効率化」を最大限活かすことができるでしょう。
 

（1）現場の声を発信できる

CMSの強みのひとつに「HTMLなどの技術的知識がなくても記事を公開できること」があげられます。

オウンドメディアを成功させるためには、どんなケースでも「良質なコンテンツ」が必要です。そして、この「質」は、メディアなどの情報発信の専門家でなくとも、上げることができます。自社の商品やサービスに関わる独自のノウハウを持つ専門家であれば、良質な記事を書くチャンスは十分あるのです。

このことから、今、オウンドメディアやコンテンツマーケティングといった手法が広く注目を集めていますね。ただし、そうした専門知識を持つ人たちの誰もが、HTMLやCSSの知識を持ち、自由にWebサイトを作ったり、記事を更新できるわけではありません。自社CMSなら、この問題は解決可能です。担当業務外の高度な専門知識がなくても、情報発信を始めることが可能です。

オウンドメディアにおいて、自社の専門知識を生かした記事は大きな武器になります。外部の専門家と協力することももちろんできますが、自社によるコンテンツ作成は、やはり一度は真剣に検討したい事柄のひとつです。

（2）更新スピードが上がる

原稿を書いてから公開するまでには、タイトルや見出しなど、記事の見た目の調整作業が必要ですが、記事の見た目がCMSのテンプレートに落としこまれていれば、個々の作業はかなり楽になります。複数人が並行して記事を作成し、それぞれが更新するといった運用も可能になるでしょう。結果、更新の速度を上げることができます。

良質な記事、活発な更新は、オウンドメディアに人を呼びこみ、その人たちからの信用を得るために欠かせない要素です。そのために、最初の手間を惜しまず、作業効率化を進めていきましょう。

ただし、上であげたような簡単に更新でき、作業を効率化できるといったメリットを得るためには、文章作成以外の部分も含め、しっかりとしたルールの制定やテンプレートの作成が必要です。そしてこれは、場合によってはかなり時間のかかる作業です。複数人での記事作成・運営を行っていくなら、これに加えて多くのスタッフでの情報共有やツールの学習コストも必要になります。これは、CMS導入のデメリットと言えるかもしれません。

しかし、オウンドメディアの準備において時間がかかるこうしたプロセスは、テンプレート化のためだけに必要になわけではありません。文章作成のルールなどは、記事にテンプレートを適用する・しないに関わらず、重要な要素です。それならば、そのルール使って運用開始以降の加速が期待できるCMSのテンプレート化を、試してみる価値はある、と言えるのではないでしょうか。